出纳人员负责现金的保管和支付,所有现金收入必须开具收据或发票,并及时交存银行,控制库存现金额度,不允许坐支现金。
公司各部门应支付的费用,应控制现金使用金额,现金仅用于支付职工工资、差旅费、零星费用的支付,能以支票支付的款项不得使用现金支付。
公司员工必须凭正式发票报销现金,须按报销业务种类分类填写报销单据,写明用途,金额及报销人,并将原始单据整齐贴在报销单上,由部门主管签字后,交由领导审批后方可报销,付款后,出纳人员应及时盖上“现金付讫”印章,确认现金支付无误。
如部门需预先借用现金时(如出差,其他大额业务支出等)领用人应先填写现金借款单,写明用途,金额及用款时间,经部门主管签字确认后,由领导审批后付款。现金支出事项完成后,借款人应及时凭有关凭证报销,冲销所借用现金,出纳人员应根据借款内容及时催促借款人报销,原则上,业务人员在未结清前期借款的情形下,出纳人员有权拒绝借款人继续借款,并应及时向领导反映业务人员的借款未结事实。
出纳人员每天根据收付款凭证及时登记流水账,并结出余额,每天下班前要清点库存现金,做到日清月结。